士業の方々がLINE公式アカウントを運用する際、適切な自動返信設定は顧客対応の効率化と満足度向上に大きく貢献します。今回は、税理士、弁護士、社労士などの士業の方々に役立つ自動返信テンプレートを5つご紹介します。
1. 友だち追加時の初回メッセージ
友だち登録された際の第一印象は非常に重要です。専門家としての信頼感と親しみやすさを両立させたメッセージを設定しましょう。
【友だち登録ありがとうございます】
○○事務所の△△です。
この度は当事務所の公式LINEに登録いただき、誠にありがとうございます。
＜このアカウントでできること＞
・無料相談の予約
・セミナー情報の受け取り
・お役立ち情報の定期配信
・各種お問い合わせ
下部メニューからご希望のサービスをお選びください。
お気軽にご相談・お問い合わせいただければ幸いです。
※営業時間：平日9:00〜18:00
※お問い合わせへの返信は翌営業日までにご対応いたします。2. 無料相談予約受付の自動返信
相談予約を受け付けた際の自動返信です。予約内容の確認と次のステップを明確に伝えることで、顧客の不安を軽減します。
【相談予約を受け付けました】
○○様
無料相談のご予約ありがとうございます。
以下の内容で承りました。
＜予約内容＞
日時：○月○日○時〜
相談内容：○○○○
担当者より1営業日以内に確認のご連絡をさせていただきます。
＜ご相談に向けてのお願い＞
・初回相談時間は約60分を予定しております
・可能であれば関連資料をご用意ください
・ご不明点は事前にお知らせいただけますとスムーズです
何かご質問がございましたら、このまま返信にてお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
○○事務所 △△3. よくある質問への自動返信
顧客からの定型的な質問に対して、迅速に回答できる自動返信を設定しておくと便利です。以下は料金体系に関する質問への返信例です。
【料金体系について】
○○様
料金に関するお問い合わせありがとうございます。
当事務所の基本料金体系は以下の通りです。
＜基本料金＞
・初回相談料：30分 5,000円（税込）
・顧問契約：月額 30,000円〜（税込）
・スポット対応：案件により個別見積
詳細な料金表はこちらからご確認いただけます。
[料金表URL]
お客様の状況に合わせたプランのご提案も可能です。
具体的なご相談は「個別相談予約」からご予約ください。
その他ご不明点がございましたら、このまま返信にてお問い合わせください。
○○事務所 △△4. セミナー申込み受付の自動返信
セミナー申込みを受け付けた際の自動返信です。申込み内容の確認と当日の準備事項を伝えることで、参加率の向上にも繋がります。
【セミナー申込みを受け付けました】
○○様
セミナーへのお申込みありがとうございます。
以下の内容で承りました。
＜セミナー詳細＞
タイトル：○○○○セミナー
日時：○月○日○時〜○時
場所：○○○○（オンライン/会場住所）
参加費：○○○○円
＜ご参加にあたってのご案内＞
・開始10分前からご入場いただけます
・当日は○○をご持参ください（オンラインの場合はZoomリンク等）
・質問タイムもございますので、ご質問をお考えいただくと良いでしょう
セミナー前日に改めてリマインドメールをお送りいたします。
キャンセルされる場合は、3日前までにご連絡ください。
何かご不明点がございましたら、このまま返信にてお問い合わせください。
○○事務所 △△5. 営業時間外の自動返信
営業時間外に問い合わせがあった場合の自動返信です。対応可能な時間を明示することで、顧客の期待値をコントロールできます。
【営業時間外のお知らせ】
○○様
この度はお問い合わせいただき、ありがとうございます。
誠に恐れ入りますが、現在は営業時間外となっております。
＜営業時間＞
平日 9:00〜18:00
土日祝 休業
いただいたお問い合わせには、翌営業日に順次対応させていただきます。
緊急の場合は、○○○-○○○○-○○○○までお電話ください。
また、よくあるご質問については下記リンクからご確認いただけます。
[FAQ URL]
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。
○○事務所 △△自動返信テンプレート活用のポイント
これらのテンプレートを効果的に活用するためのポイントをご紹介します。
1. パーソナライズの工夫
自動返信でも顧客名を入れるなど、パーソナライズの工夫をすることで、機械的な印象を和らげることができます。LINE公式アカウントの変数機能を活用しましょう。
2. 専門用語を避ける
士業特有の専門用語をできるだけ避け、一般の方にも分かりやすい言葉で説明することを心がけましょう。必要に応じて用語解説へのリンクを設けるのも良い方法です。
3. 次のアクションを明確に
自動返信の最後には、顧客に取ってほしい次のアクションを明確に示しましょう。例えば「詳細はこちらをタップ」「ご不明点はこのまま返信ください」など、具体的な指示があると顧客も行動しやすくなります。
4. リッチメニューとの連携
自動返信メッセージとリッチメニューを連携させることで、ユーザーの行動を促進できます。例えば、相談予約の自動返信後に「よくある質問」や「事例紹介」などのメニューを表示させると効果的です。
5. 定期的な見直し
自動返信の内容は定期的に見直し、最新情報に更新することが重要です。特に料金や営業時間などの変更がある場合は、速やかに反映させましょう。
まとめ
LINE公式アカウントの自動返信機能を活用することで、士業の方々も効率的かつ丁寧な顧客対応が可能になります。今回ご紹介したテンプレートを参考に、自社の特性や顧客ニーズに合わせてカスタマイズし、顧客満足度の向上につなげていただければ幸いです。
適切な自動返信設定は、単なる業務効率化だけでなく、顧客との信頼関係構築にも大きく貢献します。ぜひ自社のLINE運用に取り入れてみてください。
